In 5 Minuten zur
Betriebs­kosten­abrechnung.

Ja. Ob Hausgeldabrechnung, Jahresabrechnung, WEG-Abrechnung oder Wohngeldabrechnung – gemeint ist die jährliche Abrechnung der Eigentümergemeinschaft, die Sie von Ihrer Verwaltung bekommen. Genau dieses Dokument laden Sie hoch.

Das Hausgeld zahlen Sie als Wohnungseigentümer an die Gemeinschaft. Es umfasst Betriebskosten, Verwaltungskosten und die Zuführung zur Erhaltungsrücklage (früher Instandhaltungsrücklage). Auf den Mieter umlegen dürfen Sie nur die Betriebskosten gemäß § 2 Betriebskostenverordnung – und nur, soweit der Mietvertrag es vorsieht. In der Regel liegt das Hausgeld deshalb deutlich über den umlagefähigen Kosten, oft um ein Drittel und mehr.

Nein. Sie dient dem Werterhalt des Gemeinschaftseigentums und zählt nicht zu den Betriebskosten. Auch Verwaltungskosten, Reparaturen und Kontoführungsgebühren tragen Sie selbst.

Es ist ein Anhaltspunkt – und die meisten Verwaltungen schreiben das so dazu. Die Verwaltung kennt Ihren Mietvertrag nicht, verteilt in der Regel nach Miteigentumsanteilen und führt gelegentlich Reparaturen unter den umlagefähigen Kosten. Genau da setzt unsere Zuordnung nach dem Katalog der Betriebskostenverordnung an.

Dann rechnen wir die kalten Betriebskosten tagesgenau anteilig. Die Heizkosten teilen wir nach § 9b HeizkostenV auf: nach der Zwischenablesung des Messdienstes, wenn eine vorliegt, sonst nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig. Welcher Maßstab galt, steht im Vermieterbericht. Die Monate davor, etwa bei Leerstand, tragen Sie als Eigentümer selbst. Sie geben lediglich das Datum des Mietbeginns an.

Seit 2023 trägt der Vermieter je nach Energiestufe des Gebäudes einen Teil der CO2-Kosten für Gas, Öl und Fernwärme (Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz). Bei einer Eigentumswohnung steht der Vermieteranteil meist im Beiblatt des Messdienstes; er wird vor der Umlage abgezogen, Stufe und Berechnung werden in Ihrer Abrechnung ausgewiesen. Fehlt das Beiblatt, brauchen wir die Angaben aus der Brennstoffrechnung der Gemeinschaft.

Aus Ihrem Grundsteuerbescheid – in der Jahresabrechnung der Verwaltung ist sie in der Regel nicht enthalten, weil die Stadt sie je Wohnung dem Eigentümer in Rechnung stellt. Sie tragen den Jahresbetrag aus dem Bescheid ein.

Nein. Unsere Software ordnet die Positionen Ihrer Jahresabrechnung automatisiert dem Katalog des § 2 BetrKV und der Heizkostenverordnung zu und weist die einschlägige Nummer aus. Eine rechtliche Prüfung Ihres Einzelfalls, etwa ob Ihr Mietvertrag eine Umlage wirksam vereinbart, leisten wir nicht; verantwortlich für die Abrechnung bleiben Sie als Vermieter. Positionen, die sich nicht eindeutig zuordnen lassen, kennzeichnen wir im Vermieterbericht mit „bitte zuordnen“ und legen sie nicht um.

Dann fotografieren Sie die Seiten mit dem Handy und laden die Fotos hoch, Seite für Seite. PDF, Fotos (auch direkt vom iPhone) und Excel nehmen wir an. Sie brauchen die Jahresabrechnung der Verwaltung, die Heizkostenabrechnung des Messdienstes (meist ein eigenes Blatt, notfalls bei der Verwaltung anfordern) und die Seiten des Mietvertrags mit Wohnfläche, Mietbeginn und Vorauszahlung. Dazu tragen Sie im Formular Ihren Namen und Ihre Anschrift ein, die als Absender auf der Abrechnung stehen, und den Jahresbetrag Ihrer Grundsteuer aus dem Bescheid Ihrer Stadt.

Nein. Es genügen die Seiten mit Wohnfläche, Vorauszahlung und den vereinbarten Betriebskosten. Persönliches, das wir nicht brauchen, dürfen Sie schwärzen.

Der Abrechnungszeitraum richtet sich nach Ihrem Mietvertrag, meist ist das das Kalenderjahr, nicht nach dem Wirtschaftsjahr Ihrer Verwaltung. Rechnet die Verwaltung etwa von Juli bis Juni ab, müssen die Beträge auf das Kalenderjahr umgerechnet werden; dafür brauchen wir beide Jahresabrechnungen, die den Zeitraum abdecken. Schreiben Sie das kurz in die Anmerkungen im Formular.

Im Vermieterbericht steht zu jeder Position die Kostenart mit ihrer Nummer aus dem Katalog der Betriebskostenverordnung, die Erklärung dazu finden Sie auf unserer Kostenarten-Seite. Damit können Sie Ihrem Mieter antworten. Möchten Sie eine Position anders behandeln, sagen Sie uns Bescheid: Eine Neufassung der Abrechnung ist inklusive.

Je Wohnung eine Abrechnung, je Abrechnung ein Preis. Reichen Sie die Wohnungen nacheinander ein.